Hogyan hathat a koronavírus a rendezvényszervezésre?

Már nem csak egy ijesztő rémálom, hanem itt van a közelünkben, a mindennapjainkban: a koronavírus miatti pánik kezd komolyra fordulni. Mi, rendezvényszervezők a bőrünkön érezzük ezt, hiszen krízishelyzetben a mi munkánk fog először jelentősen megváltozni. Mi várható a következő hónapokban és hogyan készülhetünk fel erre?

Olaszországot gyakorlatilag lezárták, betiltottak minden rendezvényt, nem csupán a nagyobbakat, hanem még az olyan családias eseményeket is, mint az esküvők vagy a temetések. Cikkünk írásának pillanatában* Magyarországon még csak rebesgetik, hogy a 100 fő feletti eseményeknek búcsút inthetünk, de hivatalos bejelentés még nem született. Ettől függetlenül egyre többen mondják vissza a jelentkezésüket, egyre több lemondás van, és több rendezvényszervező is úgy döntött, hogy inkább lemondja az egészet, mint hogy kisebb látogatószámmal, valószínűleg veszteségesen tartsa meg a rendezvényt. (Az ezzel járó egészségügyi kockázatokról nem is beszélve.)

*Frissítés: mire a cikket publikáltuk, már megjelent a közlemény, hogy betiltották a 100 fősnél nagyobb beltéri és az 500 fősnél nagyobb kültéri rendezvények megtartását.

Mire számíthatunk most, és hogyan készülhetünk fel rá?

Nem kell szakértőnek lenni, hogy lássuk: a turizmus, a vendéglátás és a rendezvényszervezés lesznek a legnagyobb vesztesek, akár kitör a járvány Magyarországon, akár „csak” a félelemmel kell számolnunk. Ennek hatásait nem a jövőben fogjuk érezni, hanem már most. Bár folyamatosan zajlanak az egyeztetések, hogy a vállalkozóknak valamilyen állami, illetve uniós segítséget nyújtsanak, emellett nem árt, ha mi magunk is felkészülünk. A Magyarországi Rendezvényszervezők és Szolgáltatók Szövetsége (MARESZ) március 10-én rendkívüli ülést tartott, ennek az beszámolóját a hétre ígérik.

Március 9-én az alábbi közlemény adták ki: „A megelőzés érdekében a rendezvényeken fokozott higiéniai, takarítási intézkedéseket, kézfertőtlenítő automaták kihelyezését javasoljuk. Amennyiben a hatóságok bevezetik a korlátozó intézkedéseket, akkor ezen elrendelt vészhelyzeti utasítások miatt meghiúsult rendezvények számítanak majd vis maiornak, addig az esetleges lemondások mindenkinek a saját egyéni szerződéses feltételein múlnak. (…) Az alábbi linken található állásfoglalás és gyakran ismételt kérdések konkrét információkat tartalmaznak a jelenlegi, és egy esetleges jövőbeni, vis maior helyzettel kapcsolatosan. http://www.maresz.hu/dokumentumok/allasfoglalasok.” A teljes közlemény itt olvasható: http://www.maresz.hu/hirek/a-maresz-koronavirussal-kapcsolatos-kozlemenye

A közlemény megjelenése óta betiltották a nagyobb rendezvények megtartását, de a kisebbekre ugyanúgy igaz, hogy mindenféleképpen ajánlják a fokozott odafigyelést. A linken található állásfoglalások között részletesen leírják, hogy milyen esetekben számít vis maiornak, és mikor szerződésszegésnek az egyes rendezvények lemondása, a beléptetés megtagadása, vagy a résztvevők távolmaradása.

Hogyan hozhatjuk ki a legtöbbet a jelenlegi helyzetből?

Az biztos, hogy nehéz időszak vár most ránk, de ez nem jelenti azt, hogy azonnal le kell állítani mindent és csődöt jelenteni! Érdemes megvizsgálni, hogyan tudjuk csökkenteni a károkat, és a lehető legjobban kihasználni a rendelkezésre álló lehetőségeket. Nem kell például teljesen becsukni az irodát, hanem lehetőséget kell keresni, hogy minél több munkafolyamatot a távolból, online is el tudjanak végezni a kollégák, akár akkor is, ha karanténba kényszerülnek. Bár a közeljövőben elképzelhető, hogy le kell mondani a rendezvényeket, de hosszú távon nem kell mindent azonnal beszüntetni: remélhetőleg pár hét vagy hónap alatt túl leszünk a legrosszabbon, és az élet visszaáll a rendes kerékvágásba. Érdemes fontolóra venni a rendezvények online közvetítését is – konferenciákat, továbbképzéseket a megfelelő infrastruktúra kiépítésével a távolból is meg lehet tartani.

A helyzet ijesztő, de még nincs ok a pánikra; mind rendezvényszervezőként, mind ügyfélként azt kell most megvizsgálni, hogyan tudjuk úgy megtartani a legjobb rendezvényeket, hogy közben a résztvevők egészségét sem veszélyeztetjük!