Hogyan kérjen árajánlatot rendezvényszervezésre?

Rendezvényt szervezni nem egyszerű feladat, de sokszor a megfelelő rendezvényszervezőt megtalálni sem sokkal könnyebb. Az első lépés – ahol sokan elszúrják – az árajánlatkérés. Összeszedtük pár pontban, mit kell beleírni az árajánlatkérésbe, hogy könnyedén kiválaszthassa a legjobb szervezőt!

Árajánlatot kérni látszólag egyszerű: kiválasztunk néhány szolgáltatót, rámegyünk a honlapjuk Kapcsolat menüpontjára, és írunk nekik egy üzenetet.

Ám a valóságban az első válaszemailek érkezésekor rá fogunk jönni, hogy a dolog egy kicsit macerásabb: a szervezők vagy további részleteket fognak kérni, és végtelen levelezési ciklus keletkezik, vagy küldenek egy árajánlatot, de fogalma sem lesz róla, mit tartalmaz pontosan. A végére pedig annyi emberrel áll majd levelezésben, hogy maga sem emlékszik, melyik cég mit ajánlott, és a határidő közeledtével inkább véletlenszerűen rábök majd egyre. Nem biztos, hogy a legjobbra….

Éppen ezért mai cikkünkben összeszedtük, mire kell felkészülnie már előre, és mit írjon bele az árajánlatkérésbe!

Aminek feltétlenül szerepelnie kell az árajánlatkérésben

A múltkori cikkben már leírtuk, hogy az árajánlatkérés nem az első lépése a rendezvényszervezésnek: eddigre lehetőleg már eldöntötte/megbeszélte az érintettekkel az alapkérdéseket, például hogy mikor és hol legyen az adott esemény. A pontos helyszínt persze a rendezvényszervezőre bízhatja, de azt minimum tudnia kell, hogy milyen jellegű helyet és eseményt szeretne. Optimális esetben tehát az alapinfókkal felvértezve vág bele a vadászatba.

Ahhoz, hogy a rendezvényszervező valóban elfogadható árajánlatot tudjon adni, amiben minden fontos dolog szerepel, és ne utólag derüljenek ki ilyen-olyan költségek, neki is meg kell kapnia ezeket az információkat. Tudnia kell például

Az esemény időpontját – hiszen sok helyen mások az árak szezonban és szezonon kívül. Érdemes azt is beleírni, hogy mennyire rugalmas ez az időpont, például ha a kinézett helyszín éppen foglalt, akkor lehet-e másik napra tenni a rendezvényt?

Az esemény helyszínét – még ha nem is biztos benne, hogy hol szeretné, azt azért érdemes tisztázni, hogy városban vagy vidéken, kastélyban vagy sportpályán legyen a rendezvény.

A résztvevők várható számát

Szeretnének-e cateringet, és ha igen, milyen jellegűt

Szükség van-e dekorációra

A tervezett programpontok legalább nagy vonalakban – kell-e extra szolgáltató, például fellépő, konferanszié, zenekar, DJ?

Pro tipp: ha azt szeretné, hogy a rendezvényszervező a legjobb árat adja és gördülékenyen menjen az esemény megszervezése, akkor nem árt már az elején lefektetni a kölcsönös szimpátia alapjait. Szánjon rá Ön is pár percet az ajánlatkérés megírására: a Kedves Hölgyem/Uram sablonszöveg helyett szólítsa meg, és esetleg írjon egy félmondatot arról, miért szeretné, ha rá bízhatná a rendezvény megszervezését, miért pont őt választotta. Ez megalapozhatja a jó hangulatú közös munkát, és a szimpátia-faktor akár az árakat is lejjebb mozdíthatja kicsit.

Nyugodtan írjon bele árat!

Ha van egy fix költségvetés (márpedig általában van), és semmiféleképpen nem lehet attól eltérni, akkor nyugodtan meg is fordíthatja a dolgot: írja le, hogy mekkora a keret, és mik azok a fix pontok, amikre mindenféleképpen szüksége lesz, illetve mik azok, amikben esetleg tud engedni. Kérje meg a rendezvényszervezőt, hogy segítsen ebben a költségtartományban olyan rendezvényt szervezni, ahol a lehető legkevesebb a kompromisszum. Onnan tudja, hogy jó szakembert talált, hogy részletesen elmondja, miben, hol tud segíteni, lefaragni, hogy a költségvetésen belül is a lehető legjobb legyen majd a rendezvény!

Mi örömmel vesszük az ilyen kihívásokat!