Mindenki szervezett már valamilyen eseményt élete folyamán, ezért ez elsőre nem is tűnik nagy kihívásnak. Születésnapok, évfordulók, gyerekzsúrok – a céges rendezvény is ugyanez, csak nagyban nem?
Nos, a valóságban egyáltalán nincs így, és nem is lehet ugyanúgy belekezdeni egy ilyen esemény összeállításába, mint ahogy a családot összeboronáljuk egy torta és néhány üveg pezsgő fölött. A céges rendezvényszervezés egy komoly szakma, aminek számtalan titka és trükkje van – ezekből osztunk meg most néhányat.
Céges rendezvényszervezés: itt kezdje, hogy sikeres legyen!
Még mielőtt bármibe belefogna, akárhonnan árajánlatot kérne, vagy akár csak kitűzné a dátumot, a rendezvényszervezés első, sőt, nulladik lépése, hogy megállapítsa: mi lesz a célja? Mitől tekinti majd sikeresnek a rendezvényt? Ha például partnertalálkozót szervez, akkor a cél lehet a régi kapcsolatok felelevenítése, a meglévő partnerei körében új kapcsolatok kialakítása, vagy akár ügyfélszerzés is. A karácsonyi vacsora célja amellett, hogy mindenki jól érezze magát, a dolgozók lojalitásának növelése, az éves áttekintés. A családi nap vagy sportnap célja az egészséges életmód népszerűsítése – és így tovább.
Mikor legyen a rendezvény?
Az időpont meghatározása kulcskérdés: ne csak a saját naptárunkat fussuk át, de érdemes tájékozódni a szezonális céges-, szakmai és családi rendezvényekről is. Karácsony közeledtével például nem csupán a többi karácsonyi bulival kell számolnunk, hanem azzal is, hogy ilyenkor nagyon elfoglaltak az emberek a vásárlás, készülődés során. Minél közelebb van a rendezvény az ünnephez, annál nagyobb a nyomás. Nyáron a nyaralások, fesztiválok „zavarhatnak be”. Ha a rendezvényünk célcsoportjának jelentős része gyerekes, akkor az óvodai, iskolai szüneteket is érdemes beleszámítani. Oda kell figyelni a hosszú hétvégékre is, ezek szintén kerülendőek, mert sokan elutaznak inkább. (Hacsak nem olyan jellegű a rendezvény, ami a városunkba érkező utazókat célozza – azokra pont ezek a legjobb időpontok!)
Hol legyen a rendezvény?
A helyszínt meghatározza a rendezvény jellege, a rendelkezésre álló költségvetés, és az is, hogy várhatóan honnan érkeznek majd a vendégek. Fontos a jó közlekedés, parkolási lehetőség, tömegközlekedés – vagy ennek hiányában gondoskodni kell arról is, hogy a vendégeket oda- és elszállítsuk.
Ha különlegesebb eseményt szeretnénk, akkor el lehet rugaszkodni a megszokott sémáktól: a tréning helyszíne lehet a természet lágy ölén is, ahol egy piknikezéssel kötjük össze, a csapatépítőt szervezhetjük egy játszóházba, amit kibérelünk a felnőttek számára, a családi nap helyszíne pedig lehet egy kastély, ahol a gyerekek számára kincskereső játékokat, történelmi múltidéző programokat is lehet szervezni.
Étel-ital
Sokan ezt a kérdést mellékes problémaként kezelik – majd rendelünk valamit! felkiáltással – pedig az étel és az ital minősége, mennyisége alapjaiban határozza meg, hogy érzik magukat az emberek a rendezvényen. Ha nagyobb a költségvetés, akkor nem probléma jó minőségű, finom ételeket keríteni az asztalokra, de kisebb büdzséből is ki lehet hozni élvezetes étkeket, csak jobban oda kell figyelni az ár-érték arányra. Ha pedig végképp minimális a keret, ne kössünk kompromisszumot, inkább (ha a rendezvény jellege megengedi) hirdessünk batyus bulit vagy főzőversenyt, ahol mindenki megmutathatja a szakács-tehetségét! Az így megtakarított összeget pedig a szórakoztatásra, vagy a nyereményekre fordíthatjuk.
Egy rendezvény szervezése nem könnyű feladat, és még mindig csak az első lépéseket érintettük: még nem esett szó a programról, a dekorációról, a meghívottak köszöntéséről, a zenéről…
A következő cikkünk abban fog segíteni, hogyan kérjen árajánlatot az egyes szolgáltatóktól, hogy a legjobbat kapja – addig is, ha inkább ki akarja adni a rendezvényszervezés nyűgét másnak, bízzon meg minket, mindent profin elrendezünk!
+ 36 20 291 41 17