A rendezvényszervezés bonyolult szakma, sokkal összetettebb, mint azt elsőre gondolnánk. Amennyiben Ön kezdő rendezvényszervező, vagy csak érdeklődik a szervezés iránt, esetleg kisebb- nagyobb összejöveteleket szeret és szokott szervezni, ez a cikk mindenképp hasznos lesz Önnek, hogy a legalapvetőbb dolgokat megalapozva sikeres rendezvényeket építhessen fel.
A rendezvény célja
Az egyik legelső kérdés, amit fel kell tennie magának, amikor rendezvény szervezésébe fog, hogy milyen céllal bíró eseményt szeretne? Házassági évforduló vagy esküvő, esetleg karitatív gyűjtés a cél, vagy másfajta segítségnyújtás? Esetleg köszönetnyilvánítás, szórakoztató programok? Ez az egyszerű kérdés, a rendezvény célja határozza meg az egész szervezés felépítését. Mi minden függ a rendezvény céljától?
Az esemény volumene
A rendezvény céljától függ, hogy mekkora volumenű eseményre lesz szükség. Míg egy házassági évforduló megünnepléséhez elegendő a szűk családi kör, addig egy esküvőt már a tágabb családdal és egy szűkebb baráti körrel szokás megtartani. Ezek mellett viszont ott vannak a különböző, segítő szándékú és karitatív rendezvények, melyeken minél több vendég vesz részt, annál nagyobb sikerrel zárul az esemény.
A célközönség
Az esemény célja határozza meg a célközönséget is: míg egy szabadtéri autómentes napra vagy gyermeknapra célszerűbb családokat invitálni, addig egy karitatív (pénz- vagy tárgyi-) adománygyűjtésre inkább a tehetősebb réteget kell megcélozni. Ők azok, akik egy nagyobb összeget bátrabban fel mernek ajánlani egy valóban jó célért, továbbá egyes cégtulajdonosok számára remek kampány, ha segíthetnek másoknak.
A rendezvény programjai
A rendezvény célja határozza meg azt is, milyen programokat érdemes szervezni az esemény napjára. Egy szabadtéri gyermeknapra érdemes minden korosztálynak biztosítani megfelelő játékokat, kézműves pultokat és ügyességi versenyeket, hiszen minél szélesebb réteget tud megmozdítani a rendezvény, annál sikeresebb. Emellett egy karitatív célú rendezvényre jobban illik néhány érdekes, hasznos előadás a rendezvény céljával kapcsolatban, fontos tudnivalókról, amelyekkel megszólíthatja azokat is, akik csupán érdeklődésből vesznek részt az eseményen.
A rendezvényen felszolgált étel és ital
Az ételek és italok mennyisége természetesen a vendégek várható számától függ, azt azonban, hogy milyen ételek és italok szerepeljenek a menüben, a rendezvény célja fogja meghatározni. Egy esküvőre vagy házassági évfordulóra több fogással, legfőként főételekkel illik készülni, emellett alapvető desszert az esküvői torta és annak kiegészítéseként néhány finom különlegesség. A szeszesitalok itt teljesen elfogadhatók, a pezsgőtől a boron át a röviditalokig, bármi szerepelhet az itallapon.
Ezzel szemben egy karitatív jellegű eseményre célszerűbb szendvicsekkel és alkoholmentes üdítőkkel készülni, esetleg salátákkal, hidegtálakkal és néhány teasüteménnyel a rendezvény hosszától függően.
Mind közül a legegyszerűbb étlappal bír a felsorolt példáink közül a gyermeknap, ahová elegendő egy-egy pereces, popcornos és vattacukros pultot felhúzni, esetleg kiegészíteni néhány, szendvicset vagy lángost árusító bódéval. Ebben az esetben is jobb mellőzni az alkoholos italokat, és inkább a szénsavas és szénsavmentes üdítőkre, ásványvizekre helyezni a hangsúlyt, valamint a kisebbekre gondolva néhány szívószálas üdítőt biztosítani a célközönség számára.
A fenti néhány példa csupán szemléltetés céljából került felsorolásra, ezeken kívül számos rendezvénytípus létezik még, egy azonban mindben közös: a rendezvény akkor lehet igazán sikeres, ha van célja. Cél nélkül egyszerűen lehetetlen rendezvényt szervezni, így az elsődleges feladat, hogy találja meg azt a célt, amelyben hisz és amit minden áron meg akar valósítani. Erre tud majd minden mást felépíteni, melyekben örömmel leszünk a segítségére.
+ 36 20 291 41 17